Introducción

International House conforme a las disposiciones contenidas en el artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona de conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garantía previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.

La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 que establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural. El literal k) del artículo 18 de dicha ley obliga a los responsables del tratamiento de datos personales a «adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos». Y El artículo 25 de la misma ley que ordena que las políticas de tratamiento de datos son de obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarreará sanciones. Dichas políticas no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la ley 1581 de 2012.

Objetivo

La presente Política tiene como objeto proteger el derecho constitucional del Habeas Data que tienen todas las personas para conocer, actualizar, y rectificar la información que se haya recogido y almacenado en las distintas bases de datos de International House.

Alcance

La presente Política, busca dar cumplimiento a la normatividad vigente en materia de Protección de Datos Personales, así como a cualquier exigencia originada en el principio de responsabilidad demostrada.

International House buscar realizar un tratamiento adecuado de los datos personales, dando cumplimiento a los deberes como responsable y garantizando los derechos de los titulares de la información.

Esta política es de obligatoria aplicación y cumplimiento por parte de todo el personal de International House, contratistas y terceros en general que obren en nombre y representación de la empresa, en todas las actividades que involucre el tratamiento de datos personales.

Definiciones

Para el entendimiento y claridad de esta política, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

• Autorización: Consentimiento, previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento, tanto por entidades públicas como privadas. Incluye aquellos depósitos de datos que constan en documentos y que tienen la calidad de archivos.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales que permite su identificación. (Nombre, número de identificación ciudadana, dirección postal, dirección de correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud).
• Dato Público: Dato que la ley o la Constitución determina como tal, así como todos aquellos que no sean semiprivados o privados.
• Dato Privado: Es aquel dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular de la información.
• Dato Semiprivado: Es aquel dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.
• Dato Sensible: Es el dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona que decide sobre, entre otras, la recolección y fines del tratamiento de datos.
• Titular del dato: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
• Transferencia de datos: Tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión de Datos: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con el objeto de que un Encargado realice tratamiento por cuenta del responsable.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso o circulación.

Datos de contacto de responsable de tratamiento de datos International House

El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es International House y sus datos de contacto son los siguientes:

NIT: 901.010913 Servicios Lingüísticos IH Colombia SAS -International House
Dirección: Cra 18ª # 137 80 piso 2
Página Web https://ihbogota.com/

Principios

Principio de Legalidad: El Tratamiento al que se refiere la ley 1266 de 2008 y la ley 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de libertad: Salvo norma legal en contrario, la recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio limitación de recolección: Sólo deben recolectarse los datos personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del tratamiento.

Principio de finalidad: Los datos personales deben ser procesados con un propósito específico y explícito autorizado por el titular o permitido por la ley. Los datos deben ser tratados sólo en la forma que el titular puede razonablemente prever a partir de los usos autorizados.

Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Principio de no discriminación: Queda prohibido realizar cualquier acto de discriminación por las informaciones recaudadas en las bases de datos o archivos. Principio de reparación: Es obligación indemnizar los perjuicios causados por las posibles fallas en el tratamiento de datos personales.

Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de seguridad: Todo el personal responsable de la manipulación o tratamiento de datos deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la empresa para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de acceso restringido: Sólo se permitirá acceso a los datos personales a las siguientes personas:

• Al titular del dato
• A las personas autorizadas por el titular del dato
• A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del titular del dato.

Autorización

International House solicitará la autorización de manera previa, expresa e informada a los Titulares para el tratamiento de sus datos personales, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta, verificación y trazabilidad posterior.

Tratamiento de datos menores de edad

International House asegurará que el tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se realice de conformidad con los derechos de los niños, niñas y adolescentes. En este sentido, se protegerá su carácter especial y velará por el respeto de sus derechos fundamentales, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 5, 6 y 7 de la Ley 1581 de 2012, y en los artículos 6 y 12 del Decreto 1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o adicionen.

Para efectos de cumplir lo anterior, International House actuará de conformidad con lo siguiente:

• Solicitar autorización del representante legal del niño, niña o adolescente previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, a efectos de realizar el tratamiento de sus datos personales.
• Se informará el carácter facultativo de responder preguntas acerca de los datos de los niños, niñas o adolescentes.
• El tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes siempre debe responder a un fin superior.
• Se informará de forma explícita y previa cuáles son los datos y la finalidad del tratamiento.

Derechos

• Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizado accedan a los datos del titular del dato.
• Obtener copia de la autorización.
• Informar sobre el uso que International House ha dado a los datos personales del titular.
• Dar trámite a las consultas y reclamos siguiendo las pautas establecidas en la ley y en la presente política.
• Acceder a la solicitud de revocatoria y/o supresión de la autorización del dato personal cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento por parte de International House se ha incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 o a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el Titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.

Deberes

Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que internacional House está obligada a cumplir deberes impuestos por la ley. Por ende, deben obrar de tal forma que cumplan las siguientes obligaciones:

• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos personales.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.

International House se compromete a garantizar la confidencialidad y adecuada protección de la información suministrada por sus clientes. Los datos personales serán utilizados exclusivamente para los fines relacionados con la actividad contractual establecida y no serán compartidos con terceros sin la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones previstas en la ley.

Procedimiento Para Atender Consultas, Quejas Y/O Reclamos

En cumplimiento de las normas de protección de datos personales, International House adopta el presente procedimiento que debe tramitar cualquier persona que requiera presentar alguna consulta, petición, queja y/ o reclamo en el ejercicio pleno y efectivo de los derechos que le asisten.

Es indispensable para International House que la persona que realice una consulta, petición, queja y/o reclamo acredite su identidad cumpliendo con los siguientes requisitos:

Cliente: se verificará su identidad mediante la solicitud de documento de identidad, dirección y datos de contacto.

Empleado aspirante o exempleado: acreditará su identidad mediante los procesos de autenticación internos. Deberá adjuntar copia de su documento de identidad e indicar dirección de correo electrónico y datos de contacto.

Proveedor: Se acreditará su identidad mediante los procesos de autenticación internos. Si el Titular de los datos personales ya no es proveedor de internacional House, deberá adjuntar copia de su documento de identidad e indicar dirección de correo electrónico y datos de contacto.

Requisitos para presentar un reclamo

• El reclamo se formulará ante International House de forma escrita, radicándolo en físico en la Cra 18ª 137 80 piso 2, enviando la solicitud vía correo electrónico a PQRSFD@ihbogota.com o por el botón PQRSFD publicado en la página web acompañado del documento de identificación del titular, descripción clara y expresa de los hechos que dan lugar a la queja, el servicio o área sobre la que se realiza la queja, número telefónico de contacto, dirección donde desea recibir notificaciones o correo electrónico para recibir la respuesta y adjuntar evidencia (si aplica).

Procedimiento

Si el reclamo resulta incompleto o carece de información, se requerirá al titular dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El término máximo para atender el reclamo es de (quince) 15 días hábiles, a partir del día siguiente de la fecha de recibo si no es posible hacerlo en este término se informará al titular los motivos de la demora y la fecha en que éste se atenderá, el cual en ningún caso podrá exceder de ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

Canales de atención de consultas quejas o reclamos.

Dirección: Cra 18ª # 137 80 piso 2
Teléfono: 3212216100
Página Web https://ihbogota.com/ botón PQRSFD
Correo: pqrsfd@ihbogota.com